Название: Информатика и программирование(В.Г. Кобылянский )

Жанр: Информатика

Просмотров: 1099


2. методические указания

 

2.1. Общие сведения

 

Табличная форма представления информации является одной из самых удобных и широко используемых при анализе управленческой, экономической и бухгалтерской информации. Для автоматизации обработки такой информации предназначены специально разработанные пакеты программ, которые называются табличными процессорами. Табличные данные в памяти ЭВМ хранятся в виде электронных таблиц, с помощью которых пользователь может:

• создавать новые и редактировать уже существующие табличные формы документов;

• проводить обработку табличных данных в соответствии с заданными алгоритмами;

• выводить данные из таблицы на экран монитора или принтер в виде графиков и диаграмм;

• формировать на основе табличных данных отчеты произвольной формы;

• сохранять все результаты работы на внешних запоминающих устройствах.

Электронная таблица – это двумерные массивы строк и столбцов, размещаемые в памяти ЭВМ. Строки идентифицируются числами, столбцы – буквами латинского алфавита. Место пересечения строки и столбца называется клеткой (ячейкой) таблицы. В качестве идентификатора каждой клетки используются ее координаты (номера столбца и строки). Достоинствами электронных таблиц по сравнению с их бумажными аналогами являются:

• более удобный и быстрый ввод данных за счет широкого использования операции копирования как отдельных клеток таблицы, так и блоков, состоящих из нескольких клеток;

• возможность с помощью формул задавать зависимость одних значений табличных данных от других;

• возможность моделирования определенных ситуаций путем внесения изменений в исходные значения данных;

• возможность многократного использования, модификации и распечатки в нужном количестве экземпляров.

В настоящее время наиболее широко применяется табличный процессор Microsoft Excel, основным рабочим объектом которого является книга, состоящая из нескольких листов. На каждом листе имеется таблица, которая может содержать до 16536 строк и до 256 столбцов. По умолчанию книга содержит 16 листов, переход между листами проводится с помощью мыши или нажатием клавиш Ctrl+PgDn, Ctrl+PgUp. После загрузки Excel на экране монитора появляются следующие объекты:

• книга с набором рабочих листов;

• строка меню;

• панели инструментов.

• строка ввода, предназначенная для ввода информации в ячейки таблиц;

• строка состояния, предназначенная для вывода сообщений и индикации режимов программы.

Таблицы Excel содержат два вида данных: константы и формулы. Константы могут содержать следующие значения: числовые, текстовые, дату/время. Числовые константы могут состоять только из цифр и символов «+», «-», «Е», «е», «\%», «/», «точка», «запятая», «$».

Текстовые константы состоят из любых символов, причем, если такая константа содержит только цифры, то перед ними необходимо поставить знак «апостроф» или заключить в кавычки и поставить перед ними знак равенства. Примеры текстовых констант:

осень,  46-11-11,  ‘1234,  = ”1234”.

Ширина (размер) ячейки Excel определяется числом символов, выводимых в эту клетку на экране монитора и может быть задана пользователем. По умолчанию размер ячейки составляет 9 позиций. Независимо от размера каждая ячейка может содержать информацию размером до 65535 символов.

Константы типа «дата/время» содержат значения даты или времени, в качестве разделителей могут использоваться символы «/» или «точка».

Формулы обязательно начинаются со знака равенства и могут содержать достаточно сложные математические выражения с использованием большого набора стандартных функций.

Excel использует три типа операций: движение по таблице, ввод данных и выполнение команды. Движение по таблице проводится с помощью мыши или путем нажатия клавиш управления курсором, при этом табличный курсор, указывающий активную клетку таблицы на экране монитора, также перемещается.

Ввод данных реализуется только для активной клетки таблицы и выполняется путем заполнения строки ввода соответствующей информацией и нажатия клавиши ENTER.

Для выполнения команд используется меню программы, переход в которое осуществляется с помощью мыши или нажатием клавиши ALT. Выбор команды проводится путем подвода светового указателя к имени выбранной команды с последующим нажатием ENTER или нажатием клавиши с подчеркнутой буквой выбранной команды. Отказ от выполнения любой команды выполняется нажатием клавиши ESC. Многие команды Excel имеют собственные меню, уточняющие их действия.

 

2.2. Работа с электронными таблицами

 

2.2.1. Заполнение таблицы данными

 

Возможны два варианта заполнения ячеек таблицы данными: прямой ввод и косвенный ввод. Прямой ввод проводится следующим образом:

• табличный курсор устанавливается на нужную ячейку, переводя ее в активное состояние;

• в строке ввода набирается информация, которая должна быть занесена в выбранную ячейку;

• нажимается клавиша ENTER.

Для ввода значений в несколько смежных ячеек необходимо выделить эти ячейки и провести ввод с использованием клавиш ENTER или TAB. Выделение блока ячеек можно провести двумя способами:

• перетаскиванием мыши;

• выделением левого верхнего угла блока и затем при нажатой клавише SHIFT указанием правого нижнего угла блока.

При необходимости выделения нескольких блоков Вы должны выделить первый блок в обычном порядке и затем, при нажатой клавише CTRL, выделять другие блоки. Для выделения всех ячеек рабочего листа необходимо сделать щелчок мыши по кнопке «Выделить все», которая находится в левом верхнем углу листа, где пересекаются заголовки столбцов и строк.

Косвенный ввод предполагает использование расчетных соотношений (формул), в которые могут входить арифметические выражения, идентификаторы ячеек таблицы и вызовы стандартных функций Excel. Арифметические выражения могут включать следующие операции:

• сложение (+);

• вычитание (-);

• умножение (*);

• деление (/);

• возведение в степень (^).

Для текстовых данных возможно использование операции конкатенации (&).

Для изменения порядка выполнения действий в арифметических выражениях могут использоваться скобки.

В качестве операндов выражений применяются идентификаторы ячеек, при этом в выражение подставляется значение данных, хранящихся в указанной ячейке. Excel различает в выражениях два типа идентификаторов ячеек: абсолютный адрес ячейки и относительный адрес ячейки. При выполнении команды копирования содержимого ячейки, значение которой задано выражением с абсолютными адресами, в другую ячейку абсолютные адреса не изменяются. Если в выражении использованы относительные адреса, то Excel автоматически проводит их коррекцию с учетом координат ячейки-приемника информации. Абсолютные адреса ячеек задаются идентификатором ячейки с применением символа '$', относительные адреса – без использования этого  символа. Возможно применение смешанных адресов, когда, например, номер столбца считается относительным, а номер строки – абсолютным. Например: A5 – относительный адрес ячейки, находящейся на пересечении первого столбца и пятой строки; $A$5 – абсолютный адрес этой же ячейки, A$5 – смешанный адрес.

Обратите внимание: идентификаторы ячеек, используемые в расчетных выражениях, должны содержать буквы только латинского алфавита!

В общем случае идентификатор ячейки Excel записывается следующим образом

[Книга]Лист!Ячейка,

где Книга – имя рабочей книги, Лист – имя листа, Ячейка – имя ячейки с использованием относительный или абсолютной адресации.

Excel обеспечивает сохранение как значений данных, введенных в электронную таблицу, так и расчетных соотношений, используемых при косвенном вводе. Значения и расчетные соотношения хранятся отдельно, причем при просмотре таблицы в каждую заполненную ячейку выводятся только значения, а расчетные соотношения выводятся для активной клетки в строке ввода.

Для защиты введенных данных от случайных или преднамеренных изменений необходимо использовать меню «Сервис/Защита». Таким образом можно защитить отдельный рабочий лист или всю книгу, возможна защита с указанием пароля.

 

2.2.2. Редактирование информации

 

При работе с электронными таблицами часто возникает необходимость внесения изменений в содержимое таблицы. Для этого у пользователя Excel имеется два способа:

• прямой ввод новой информации в активную ячейку (см.

п. 2.2.1);

• вызов встроенного редактора с помощью команды главного меню «Правка» или нажатия функциональной клавиши F2 (при этом в строке состояния указывается текущий режим ПРАВКА и в активной ячейке появляется курсор).

В режиме редактирования можно использовать клавиши управления курсором, удаления и вставки символов и т.д. Для быстрого преобразования в расчетных выражениях относительного адреса ячейки в абсолютный возможно применение функциональной клавиши F4, которая работает по следующему циклу:

A1 – $A$1 – A$1 – $A1 – A1.

Вносить изменения можно только в активную ячейку. После внесения изменений и нажатия клавиши ENTER изменятся также значения данных во всех ячейках, зависимых от той, в которую были внесены изменения. Поэтому пользователь Excel имеет возможность моделирования определенных ситуаций, отвечая на вопрос «Что будет, если …».

 

2.2.3. Копирование данных

 

Одним из достоинств электронных таблиц является возможность быстрого заполнения данными путем использования операции копирования. Копирование данных можно проводить как в отдельную клетку таблицы, так и одновременно в несколько ячеек, для чего Excel использует понятие «блок клеток».

Блоком называется совокупность произвольного числа клеток электронной таблицы, образующих прямоугольник. Отдельную клетку таблицы также можно рассматривать как частный случай блока. Блок клеток обозначается следующим образом:

 

<адрес левой верхней клетки>:<адрес правой нижней клетки>

 

Например, блок A1:B2 содержит клетки A1, A2, B1, B2.

Блок, состоящий из нескольких столбцов или строк таблицы, называется диапазоном и может быть описан, например, так: A:D (этот блок включает столбцы A, B, C, D). Блок может участвовать в операции копирования в качестве как приемника информации, так и ее источника.

Копирование фрагментов таблицы или содержимого одной клетки в несколько других выполняется с помощью команд меню «Правка/Копировать» и «Правка/ Вставить». При этом будут копироваться все элементы данных: формулы, значения, форматы, примечания и т.д. Если Вам необходимо копировать только часть этих элементов, то используйте меню «Правка/Специальная вставка».

Для выполнения функции копирования удобнее всего использовать мышь. Во время копирования все относительные адреса в расчетных выражениях корректируются. При копировании Excel позволяет одновременно выполнить простейшие арифметические действия с содержимым ячейки-приемника и ячейки-источника (сложение, вычитание, умножение, деление).

 

2.2.4. Работа с внешними запоминающими устройствами

 

В подавляющем большинстве случаев таблицу, созданную пользователем, требуется сохранить на магнитном диске для последующей работы. Сохранение проводится с помощью меню «Файл/Сохранить» или «Файл/Сохранить как» (при необходимости изменения имени уже существующего файла). При этом в стандартном диалоговом окне Windows необходимо указать каталог и ввести имя файла, в котором будет содержаться сохраняемая таблица. Имя файла может содержать до 255 символов, строчные и прописные символы считаются равнозначными, тип файлов Excel по умолчанию – XLS.

Загрузка электронной таблицы с диска в оперативную память выполняется с помощью меню «Файл/Открыть». При этом необходимо указать имена каталога и файла, содержащего нужную таблицу.

 

2.2.5. Реорганизация и форматирование таблицы

 

Для реорганизации таблицы, а также для создания новой таблицы из нескольких уже существующих таблиц, пользователь может использовать меню “Правка/ Копировать”, “Правка/Вставить”, “Правка/Очистить”, “Правка/Удалить”. Очистка фрагмента таблицы удаляет только значения из всех ячеек этого фрагмента; удаление приводит к изменению структуры таблицы и удалению самих ячеек вместе с их содержимым. Перед вызовом всех этих команд надо выделить требуемый фрагмент.

Внешний вид таблицы, а также форма представления данных в ячейках таблицы могут быть изменены с помощью меню «Формат». При этом необходимо выбрать объект форматирования и указать форму представления данного объекта.

В качестве объекта могут выступать блок ячеек, строка, столбец или вся таблица.

Возможно изменение размеров строк и столбцов, форм отображения числовых и текстовых данных, видов границ ячеек, стиля отображения таблицы и т.д.

Сортировка данных в таблице проводится с помощью меню Формат/Сортировка.

 

2.2.6. Построение диаграмм

 

Кроме стандартного представления данных в виде таблицы Excel дает возможность пользователю вывести информацию в графической форме путем построения различных диаграмм и графиков. Для представления данных в графической форме удобно использовать мастер диаграмм, который вызывается из меню «Вставка/Диаграмма».

Основными понятиями, с которыми работает этот мастер, являются понятия ряда данных и категории. Ряд данных – это множество значений, которые наносятся на диаграмму, а категории задают положение конкретных значений в ряде данных. Если представить в графическом виде некоторую одномерную функцию, то значения ординат этой функции (ось Y) будут являться рядом данных, а значения абсцисс (ось X) – категориями.

На одной диаграмме можно отобразить до 255 рядов, максимальное число точек данных на диаграмме – 32000. Каждый ряд может иметь до 4000 точек данных. При создании диаграммы необходимо задать расположение исходных данных, выбрать тип диаграммы (линейная, круговая, гистограмма и т.д.) и формат отображения данных, а также указать необходимые подписи к осям координат и диаграмме в целом.

Самый быстрый способ построить диаграмму – выделить блок ячеек с данными и нажать на клавишу F11.

 

2.2.7. Печать таблицы

 

Печать данных из таблицы Excel проводится с помощью меню «Файл/ Печать». Здесь Вы можете указать объект печати (выделенный блок, лист или книгу) и установить параметры страницы (размер полей, ориентацию и т.д.). Перед выводом на принтер рекомендуется просмотреть данные в режиме предварительного просмотра.

 

2.2.8. Использование функциональных клавиш Excel

 

Для эффективной работы с таблицами удобно использовать функциональные клавиши, назначение которых приводится в табл. 9.

 

Т а б л и ц а  9

 

 

Клавиша

Shift

Ctrl

Alt

Ctrl+Shift

Alt+Shift

F1

Вывод справки

Вывод пояснения

 

Вставить лист с

диаграммой

 

Вставить новый лист

F2

Вызов ре-

дактора

Переход к

правке примечания ячейки

 

Сохранить как…

 

Сохранить

F3

Вставить имя в формулу

Вставить функцию в формулу

Присвоить имя

 

Создать имена по тексту ячеек

 

F4

Повторить последнее действие

Повторить последний переход или поиск

Закрыть окно

Выход из программы

 

 

F5

Перейти (меню Правка)

Поиск

 

 

 

 

F6

Перейти в следующую область окна

Перейти в предыдущую область окна

Перейти в следующую книгу

 

Перейти в предыдущую книгу

 

F7

Проверка орфографии

 

Переместить окно книги

 

 

 

F8

Включить режим расширения области выделения

Переход к

следующему участку выделяемой области

Изменить размер окна книги

Вывод диалогового окна Макрос

 

 

F9

Пересчитать все листы во всех открытых книгах

Пересчитать текущий лист

Вернуть окно книги

 

 

 

F10

Перейти в

меню

Вывести контекстное меню

Восстановить размеры окна книги

 

 

 

 

 

Окончание табл. 9

 

 

Клавиша

Shift

Ctrl

Alt

Ctrl+Shift

Alt+Shift

F11

Создать диаграмму

Вставить новый лист

Вставить новый лист для макроса Excel 4.0

Открыть редактор Visual Basic

 

 

F12

Сохранить как…

Сохранить

Открыть файл

 

Печать