Название: Обработка табличной информации - учебное пособие (Бычков М.И.)

Жанр: Информатика

Просмотров: 987


10. печать табличных документов

 

Сохранение информации – это, как правило, завершающий этап работы с документом в табличном процессоре. Кроме возможности сохранения документа в виде файла, существует возможность создания копии этого документа на бумаге.

Для вывода информации на печать документ должен быть соответствующим образом подготовлен. При больших объемах выводимой информации необходимо произвести разбивку на страницы, указать номера этих страниц, определить ориентацию листа, размеры полей, разместить информацию в колонтитулах.

Внешний вид подготовленного для печати документа в целом зависит от настроек, устанавливаемых после выполнения команды Файл/Параметры страницы.

При подготовке документа к печати используют три режима работы – обычный режим, режим предварительного просмотра и режим разметки страницы. Обычный режим используется по умолчанию и является наилучшим для просмотра на экране и обычной работы. Режим предварительного просмотра позволяет увидеть на экране содержимое подготовленной для печати страницы и при необходимости изменять ширину столбцов и размеры полей. Включить этот режим можно нажатием на кнопку Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов. Установить ширину столбцов и размеры полей в режиме предварительного просмотра можно путем перемещения маркеров при нажатой кнопке Поля.

В режиме разметки страницы можно распределить данные по страницам, определить область печати, установить или переместить разрывы страниц. Разметка страниц позволяет показать местоположение разрывов страниц и определить, какая область листа будет напечатана.

По мере выполнения настроек, влияющих на параметры печати листа, можно переключаться из одного режима в другой для просмотра изменений перед отправкой данных на печать.

Для печати не всего листа, а только отдельной его области необходимо перейти в режим разметки страницы командой Вид/Разметка страницы, выделить область печати и выбрать в контекстном меню пункт Задать или выполнить команду Файл/Область печати/Задать.

Изменить область печати можно путем перетаскивания ее границ так, чтобы они охватывали все ячейки, предназначенные для вывода на печать. Для отмены области печати необходимо в контекстном меню выбрать пункт Исключить из области печати.

Переход из режима разметки страницы в обычный режим обеспечивается командой Вид/Обычный.

При больших размерах таблиц Microsoft Excel автоматически помещает на лист специальные объекты Разделители страниц в виде пунктирных линий.

В режиме разметки страницы пользователь может также самостоятельно вставлять разрывы страниц с помощью команды Вставка/Разрыв страницы. Такие разрывы страниц именуются принудительными.

Чтобы видеть автоматически установленные разрывы в обычном режиме, необходимо выполнить команду Сервис/Пара-метры и на вкладке Вид установить опцию Авторазбиение на страницы.

Для возможности просмотра всех разрывов страниц в режиме разметки необходимо выполнить команду Файл/Параметры страницы и в появившейся вкладке Страница очистить поля параметра Разместить не более чем на.

Установленные пользователем разрывы страниц обозначаются сплошными синими линиями, а автоматически установленные Microsoft Excel – пунктирными. При перемещении автоматического разрыва страницы он будет изменен на принудительный.

Перемещение разделителей в режиме разметки позволяет менять число строк и столбцов располагаемых на странице и таким образом производить распределение данных по страницам.

Увеличение числа строк и столбцов на странице приводит к автоматическому сжатию данных. Поэтому после перемещения разделителей необходимо перейти в режим просмотра и убедится, что размер шрифта не стал слишком маленьким.

Вставка принудительного разрыва страницы необходима для того, чтобы закончить страницу в определенном месте и начать новую страницу. Таким образом можно менять количество печатаемых страниц и количество строк и столбцов на странице. При вставке «жесткого» разрыва страницы Microsoft Excel автоматически настраивает прочие разрывы страниц на остальной части листа.

Для того чтобы разместить весь лист Excel по ширине одной печатной страницы, необходимо дать команду Файл/Параметры страницы и на вкладке Страница установить опцию Разместить не более чем на 1 странице в ширину. Второе окно этой опции, указывающее число страниц в высоту, нужно оставить пустым, чтобы снять ограничения по высоте (рис. 16.).

При использовании параметра Разместить не более чем на принудительные разрывы страниц не учитываются и весь лист Excel размещается по ширине одной страницы.

Таким образом, в рассматриваемом процессоре есть возможность распечатать выделенную область, страницу или весь лист Excel.

Чтобы на каждой странице поместить дополнительную информацию сверху или снизу данных, можно добавить верхний и нижний колонтитулы на печатаемый лист. Можно использовать как встроенные колонтитулы, так и создавать собственные.

Верхний и нижний колонтитулы создаются одинаково –

с помощью команды Файл/Параметры страницы/Колонти-тулы/Создать верхний (нижний) колонтитул. Колонтитулы отделены от данных на листе и появляются только при печати или предварительном просмотре.

Кроме колонтитулов на каждой странице можно выводить номера строк и имена столбцов таблицы, с тем чтобы использовать их в качестве заголовков строк и столбцов при печати. Для этого необходимо дать команду Файл/Параметры страницы, а затем на вкладке Лист установить опцию Заголовки строк и столбцов.

 

 

Рис. 16

 

При большом числе печатных страниц документа возникает необходимость в повторении заголовков строк и столбцов на каждой странице. Эти заголовки называют заголовками печати. Заголовки печати не обязательно должны располагаться в первых строках или столбцах листа.

Для вывода заголовков печати на каждой странице необходимо дать команду Файл/Параметры страницы и затем выбрать вкладку Лист и в поле Сквозные строки и/или Сквозные столбцы ввести ссылку на строку и/или столбец с заголовками.

При оформлении документа на печать допускается одновременное использование колонтитулов, повторяющихся подписей и заголовков строк и столбцов.

Перед печатью документа рекомендуется использовать режим просмотра, чтобы убедиться, что в область печати не попали случайные данные и пустые страницы.